При приеме нового сотрудника на работу очень важным, но часто недооцененным, является этап вхождения в должность.
Для любого человека новое место работы – это своеобразный стресс, ему приходится привыкать к новым правилам, знакомиться и привыкать к ранее незнакомым людям, изучать нормы и правила поведения компании. Чтобы процесс адаптации не затянулся и сотрудник как можно раньше начал работать максимально эффективно, руководству компании необходимо обращать внимание на такую серьезную процедуру, как адаптация.
В нашей практике было несколько случаев, когда не достаточное внимание к процессу адаптации в компании привело к потере интересных и полезных сотрудников. Приведем два примера.
- В многопрофильную группу компаний (торгово-производственная деятельность) нами был устроен менеджер по продажам, который через 2 дня работы в этой компании уволился. Выяснилось, что сотруднику не предоставили рабочего места, у него не было стола и телефона, но самое главное, ему не объяснили, почему у него этого нет. Оказалось, что руководитель отдела продаж, которому подчинялся сотрудник, поговорив с ним в первый день утром несколько минут, отбыл в командировку и не дал никому никаких распоряжений. Ситуацию разрешить не удалось, сотрудник не вернулся в компанию, о чем компания очень сожалела. По нашим сведениям сотрудник быстро нашел работу и продолжает успешно трудиться в другой организации уже длительное время.
- На крупный завод пищевого производства был подобран начальник транспортного цеха. После первого дня работы специалист уволился, так как по окончании рабочего дня, на проходной, охрана попросила его предъявить «дипломат» к осмотру. Сотрудник счел это оскорблением, хотя это была обычная практика предприятия, которая касалась и управленческого звена. Просто сотруднику об этом не сказали. Если бы он был предупрежден, мы уверены, конфликта бы удалось избежать.
Процесс адаптации — это двухсторонний процесс. С одной стороны, за тем фактом, что человек начал работу в компании, стоит его сознательный выбор, основанный на определенной мотивации принятого решения, и ответственность за это решение. С другой стороны, организация принимает на себя определенные обязательства, нанимая работника для выполнения конкретной работы.
По данным исследований, проводимых западными компаниями, качественная программа адаптации способна уменьшить текучесть кадров на 10–20% в год.
Программы адаптации на разных предприятиях разрабатываются и внедряются с учетом особенностей данных компаний, но основная их цель — внимательный подход к новому сотруднику, желание сделать вхождение в должность максимально эффективным и комфортным.
Необходимо также отметить, что сам процесс адаптации состоит из нескольких модулей или этапов, и в разных компаниях встречаются как упрощенные программы (численность компании не более 35–40 человек), так и более сложные и структурированные адаптационные программы
Представляем вашему вниманию пример типовой программы адаптации нового сотрудника на рабочем месте.
Программа введения в должность
Процедура введения в должность имеет достаточно общий характер. Она устанавливает общие правила и предписывает комплекс необходимых процедур. Содержание программы зависит от следующих условий:
- содержание работы;
- статус и уровень ответственности;
- рабочее окружение;
- личностные особенности сотрудника.
Участники процедуры:
- Линейные руководители обеспечивают составление и выполнение программы введения в должность на рабочем месте.
- Сотрудники, имеющие возможность оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудника.
- Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.
- Как правило, подразделение управления персоналом.
Организация процедуры
Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже обычного времени, с тем , чтобы все сотрудники были уже на местах и можно было выполнить все формальности без суеты и спешки. Обычно нового работника встречает кто-нибудь из подразделения управления персоналом и первым делом обеспечивает заполнение необходимых документов. После этого нового сотрудника представляют куратору (не обязательно прямому руководителю), который отвечает за реализацию программы введения в должность.
Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого начинают знакомить его с организацией.
Список возможных тем может быть следующим:
- подробная история компании и ее развитие;
- высшее и среднее звено управления;
- наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т. д.);
- описание бизнеса организации; политика в области работы с заказчиками;
- содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;
- система качества;
- взаимодействие с другими отделами или людьми;
- техника безопасности на предприятии (инструктаж);
- список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.
Один из наиболее практичных путей предоставления информации — создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для конкретного работника.
Желательно, чтобы процесс адаптации заканчивался анкетированием, формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились бы окончательные итоги адаптационного периода и планировались дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника. Рекомендуется также провести анкетирование для понимания
Перечень необходимых действий
Перед приходом нового работника необходимо:
- убедиться, что должностная инструкция готова и соответствует действительности;
- • определить официального наставника или договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;
- проверить, готово ли его рабочее место;
- дать предварительную информацию всем сотрудникам о приходе нового работника;
- приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы;
- подготовить необходимые пропуска;
- позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке.
Первый день:
- совместно с новым сотрудником разобрать его должностные обязанности;
- объяснить правила по компенсации возможных затрат;
- ознакомить с требованиями конфиденциальности информации;
- ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;
- обсудить стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т. д., принятые в организации;
- ознакомить с основными процедурами и политикой по персоналу;
- ознакомить с организационной структурой и структурой подчинения (если это необходимо);
- провести инструктаж по технике безопасности;
- провести инструктаж по оказанию неотложной помощи;
- ознакомить с правилами и действиями на случай эвакуации, показать пожарные выходы;
- ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности;
- ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
- ознакомить с требованиями пропускной системы, открытием и закрытием офиса;
- представить сотрудника подчиненным, коллегам и руководителям;
- предоставить ему информацию личного плана: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха, курения и т. д.;
- представить информацию о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать.
До конца периода адаптации:
- ознакомить со специальными процедурами;
- ознакомить со спецификой его работы в отделе и организации;
- проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективной подготовки;
- объяснить, как действует административно-хозяйственная система организации, используемые правила и процедуры;
- ознакомить с требованиями и стандартами выполнения работы;
- ознакомить с системой отчетности.
Поскольку процедура введения в должность не регулируется какими-либо особыми правовыми нормами, все вышеизложенное носит рекомендательный характер. Для каждой организации данная процедура имеет исключительно индивидуальный характер и это внутреннее дело организации — решить, в каком объеме использовать ту или иную процедуру, какие дополнительные аспекты внести и использовать ли их вообще.